¿Como Enviar Mensajes de Audio masivo "IVR"  o "call Blasting" ?

El IVR o también conocido en el mercado como call blasting hace referencia a un método de difusión de audio (pregrabado) de forma masiva.


Este método de difusión es bastante apetecido en el mercado por sus grandes ventajas, una de ellas es que se divulga información masivamente a un costo muy bajo, reduciendo la necesidad de personal o call center; a esto se suma la posibilidad de crear un audio que transmite la información exactamente como se desea sin lugar a ambigüedades.


Con esta herramienta llegar a miles de usuarios se convierte en una tarea fácil y efectiva, en este instructivo se mostrara los pasos necesarios para la difusión de audios masivos (IVR) desde la plataforma web teniendo en cuenta que existen dos modos de envió:

A. Archivo personalizado
B. Listas 

Para ingresar a la plataforma debe contar con un usuario, se puede adquirir comprando alguno de los paquetes o registrando sus datos en Pruébalo Gratis luego de esto puede ingresar como se muestra en la siguiente imagen:

Ingrese al modulo de SERVICIOS -> Seleccione IVR.

 

se van a mostrar (3) tres sencillos pasos para crear la campaña masiva de mensajes de audio.

1. Crear y cargar archivos de contactos (CSV)


a. Se abre una hoja de Excel con el siguiente formato: en la primera columna (A) pegar los números telefónicos, pueden ser móviles o fijos (en el caso de números fijos se agrega el indicativo regional más el número telefónico. Por ejemplo: En el caso de Cundinamarca el indicativo es 1 + 7941000 Como se encuentra en la imagen. En la columna B se puede ingresar un número de identificación del registro. Por ejemplo (Cedula, ID aplicativo, ID CRM). La columna C es opcional si se desea subir una observación del registro. El formato quedara de la siguiente forma:

b. Una vez  se haya creado la  lista de contactos se debe guardar. Clic en Archivo -> Guardar Como (se asigna un nombre) -> Tipo de formato CSV (delimitado por comas) (*.csv) como se muestra en el siguiente ejemplo:

 Van a aparecer unas ventajas emergentes, seleccione las opción “Si” Y luego “guardar” 

c. Ingresa a  "IVR->Cargar archivo", seleccione el archivo y clic en el botón -> Subir, si fue cargado correctamente se mostrará un mensaje como lo indica la imagen

En el botón->Ver archivos cargados se mostraran los archivos subidos 

2. Crear y cargar archivo de audio en formato .wav


a. La forma común de crear los formatos de audio es haciendo uso de los Smartphone, sin embargo se puede crear de forma profesional, una vez se tiene el archivo de audio (Cualquier formato) debe proceder a convertirlo a formato WAV; Para esto se recomienda utilizar la siguiente página web que funciona perfectamente con la plataforma, allí deberá cargar el archivo de audio y seleccionar "8000hz" en la opción "modificar la tasa de muestreo", y va a mostrar algo como:

Clic en el botón ->"Iniciar conversión". En cuestión de segundos el archivo convertido se descargará automáticamente en el ordenador

b. Ingrese a cargarlo a la plataforma, clic en  Audios-> Cargar Archivo, selecciona el archivo de audio formato WAV, luego clic en el icono ->Subir la plataforma deberá mostrar un mensaje de Cargue exitoso como aparece en la imagen

En el botón->Ver Audios Cargados se mostraran los archivos subidos

3. Crear campaña IVR

 Para la creación de IVR es necesario seguir las instrucciones en el orden que se muestra a continuación:


a. Se asigna un nombre de campaña
b. Seleccione el archivo de audio previamente cargado
c. Seleccione la opción ->Base de teléfonos.
d. Seleccione el archivo
e. Fije una fecha de inicio y fin.
f. Horario de envió. La campaña IVR debe tener el tiempo suficiente para que la plataforma pueda generar los envíos (Se recomienda hacer un cálculo promedio de 150 registros por minuto)
g. Clic en el botón -> Crear Campaña. Debe quedar como se muestra en la imagen: cumplimiento

 

La plataforma arrojará un mensaje indicando que el proceso fue exitoso 

Para poder visualizar el reporte, ingresa a la pestaña -> Reportes
-> Reporte IVR, ingresa la fecha en la cual se quiere saber el reporte y le da clic en el botón
-> Consultar, va a aparecer algo como muestra la imagen.


En el botón morado encuentra el detallado de la campaña que se cargó, también se puede descargar como lo muestra la imagen:

Antes de hacer un envío de mensajes masivos de audio por el método lista, se debe tener en cuenta que hay que crear una lista. Después de crearla Ingrese al icono de SERVICIOS -> Seleccione IVR y va a mostrar (3) tres sencillos pasos para crear la campaña masiva de mensajes de audio. El paso (1)uno no es necesario ya que se cuenta con una lista.

1) Crear y cargar archivo de audio en formato .wav


a. La forma común de crear los formatos de audio es haciendo uso de los Smartphone, sin embargo se puede crear de forma profesional, una vez se tiene el archivo de audio (Cualquier formato) debe proceder a convertirlo a formato WAV; Para esto se recomienda utilizar la siguiente página web que funciona perfectamente con la plataforma, allí deberá cargar el archivo de audio y seleccionar "8000hz" en la opción "modificar la tasa de muestreo", y va a mostrar algo como:

 Clic en el botón ->"Iniciar conversión". En cuestión de segundos el archivo convertido se descargará automáticamente en el ordenador.

b. Ingrese a cargarlo a la plataforma, clic en  Audios-> Cargar Archivo, selecciona el archivo de audio formato WAV, luego clic en el icono ->Subir la plataforma deberá mostrar un mensaje de Cargue exitoso como aparece en la imagen.

 

En el botón->Ver Audios Cargados se mostraran los archivos subidos

2) Crear campaña IVR

Para la creación de IVR es necesario seguir las instrucciones en el orden que se muestra a continuación:
a. Se asigna un nombre de campaña.
b. Seleccione el archivo de audio previamente cargado.
c. Seleccione la opción ->Lista Creada.
d. Seleccione la lista.
e. Fije una fecha de inicio y fin.
f. Horario de envió. La campaña IVR debe tener el tiempo suficiente para que la plataforma pueda generar los envíos (Se recomienda hacer un cálculo promedio de 150 registros por minuto).
g. Clic en el botón -> Crear Campaña. Debe quedar como se muestra en la imagen: cumplimiento

La plataforma arrojará un mensaje indicando que el proceso fue exitoso.

Para poder visualizar el reporte, ingresa a la pestaña -> Reportes
-> Reporte IVR, ingresa la fecha en la cual se quiere saber el reporte y le da clic en el botón 
-> Consultar, va a aparecer algo como muestra la imagen.


En el botón morado encuentra el detallado de la campaña que se cargó, también se puede descargar como lo muestra la imagen: